Ihr Zugangsgesuch können Sie telefonisch, per E-Mail oder brieflich  stellen. Es sollte so formuliert werden, dass das Generalsekretariat die gewünschten Dokumente ermitteln kann. Zu diesem Zweck sollten Sie möglichst viele Angaben über das Dokument beziehungsweise über die Dokumente machen (z. B. Datum, Titel, Referenznummer, Zeitraum, besonderes Ereignis, Sachbereich, ausstellende Behörde, empfangende Behörde, weitere betroffene Behörden). Sie können uns auch im Vorfeld kontaktieren und Informationen über die zugänglichen Dokumente beantragen.

Das Generalsekretariat nimmt grundsätzlich innert 20 Tagen zum Gesuch Stellung. Diese Frist kann verlängert werden. In diesem Fall werden Sie über die Verlängerung informiert.

Wenn der Zugang beschränkt, aufgeschoben oder verweigert wird oder wenn das Generalsekretariat nicht innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen Stellung genommen hat, so können Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten einen Schlichtungsantrag  stellen.

Der Zugang zu amtlichen Dokumenten ist grundsätzlich kostenpflichtig. Kosten von unter 100 Franken werden nicht in Rechnung gestellt. Betragen die voraussichtlichen Kosten mehr als 100 Franken, so werden Sie darüber informiert und müssen Ihr Gesuch bestätigen, bevor es behandelt wird.

Als amtliches Dokument gilt jede Information, die

1. auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist,
2. sich im Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder der sie mitgeteilt worden ist, und
3. die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft.

Als amtliche Dokumente gelten auch solche, die durch einen einfachen elektronischen Vorgang aus aufgezeichneten Informationen erstellt werden können, welche die drei oben genannten Anforderungen erfüllen.

Dokumente, die durch eine Behörde kommerziell genutzt werden, die nicht fertig gestellt oder die zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind (z. B. Notizen), sind vom Recht auf Zugang gemäss Öffentlichkeitsprinzip ausgenommen (Art. 5 BGÖ).