La domanda può essere presentata telefonicamente, per e-mail o per posta. Essa deve contenere indicazioni sufficienti per permettere alla Segreteria generale del DATEC di identificare il documento richiesto. A tal fine è opportuno fornire il maggior numero di indicazioni possibile (ad es. data, titolo, numero di riferimento, periodo in questione, evento particolare, ambito preciso, autorità che ha allestito il documento, autorità che ha ricevuto il documento, altre autorità interessate). Prima di inoltrare una domanda potete contattarci per chiedere informazioni riguardo ai documenti accessibili.

La Segreteria generale prende posizione entro un termine ordinario di 20 giorni dall'inoltro della domanda di accesso. Il termine può essere prorogato; in tal caso sarete informati della proroga.

Se l'accesso al documento è limitato, differito o negato, o se la Segreteria generale non ha preso posizione entro i termini legali, potete presentare una domanda di mediazione all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

In linea di principio l'accesso ai documenti ufficiali sottostà al pagamento di un emolumento. Non vengono fatturati emolumenti inferiori a 100 franchi. Qualora l'emolumento previsto dovesse essere superiore a tale importo, ne sarete informati. In questo caso, dovrete confermare la vostra domanda d'accesso affinché possa essere trattata.

Per documento ufficiale si intende 

• ogni informazione registrata su un supporto qualsiasi,
• in possesso dell'autorità da cui proviene o a cui è stata comunicata e
• concernente l'adempimento di un compito pubblico.

Sono considerati ufficiali anche i documenti che possono essere allestiti mediante un trattamento informatico semplice sulla base di informazioni registrate che soddisfano le condizioni enunciate qui di sopra. I documenti utilizzati da un'autorità per scopi commerciali, quelli la cui elaborazione non è terminata o quelli destinati all'uso personale (ad es. appunti) non sono accessibili in virtù del principio della trasparenza (art. 5 LTras).

Il diritto di accesso non sussiste neanche per i documenti pubblicati in un organo della Confederazione o su una pagina Internet della Confederazione. Essi infatti possono già essere consultati liberamente (art. 6 cpv. 3 LTras).